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Diskussion zur Modellierung neuer sammlungsspezifischer Felder (SGS)

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Zur Erstellung rein sammlungsspezifischer Felder wurde ein Einzeltreffen mit der SGS am 17.6.2014 veranstaltet, um abzuklären welche Felder nicht benötigt werden bzw. noch fehlen. Dazu wurde die WissKI-Eingabemaske mit der bisher verwendeten Datenbank verglichen. Die Ergebnisse der Diskussion sollen hier präsentiert werden.

(Lösungsansätze werden durch → gekennzeichnet und Kommentare durch Doppelpunkte.) Diskussion und Ergänzungen aus dem 2. Treffen am 07.07.2014

Am 17.12.2013 wurden bereits einmal einige Fragen zur Modellierung einzelner Felder formuliert (s. Wie erstelle ich Felder und Eingabemasken?).

  • laufende Nummer: Aufgrund der Tatsache, dass die laufende Nummer automatisch von der alten Datenbank vergeben wurde und kaum Verwendung findet (im Vergleich zur Signatur), wurde die laufende Nummer aus der Eingabemaske entfernt.
    Martin: Guido Nockemann hatte beim Treffen vom 17.12.2013 anhand einer Anekdote erklärt, dass vorhandene Information nie weggeworfen werden sollte. (s. hier, Abs. Laufende Nummer) Das Feld sollte also für Altbestände vorhanden sein, aber bei Neuzugängen leer bleiben. → Eine mögliche Konfiguration wäre, das Feld nur zur Anzeige einzublenden, aber in der Bearbeitungsmaske auszublenden. So können die Altdaten angezeigt, aber eine versehentliche neue Eingabe vermieden werden.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     Die laufende Nummer soll nicht als Feld in die WissKi-Datenbank übertragen werden, aber sie bleibt extern in der alten Datenbank erhalten.
  • Die Felder Maße und Gewicht sind ebenfalls für die Sammlungsobjekte der SGS (Papierbestand) nicht relevant.
    Martin: Im bisherigen Feld Phys. Beschreibung sind sehr häufig die Abmessungen vermerkt, überwiegend als Länge x Breite. Der Großteil dieser Information ist sehr einheitlich hinterlegt und → könnte somit mit wenig Aufwand automatisch extrahiert und strukturiert / in Feldern gespeichert werden. Dies wäre zu überlegen.                                                Das System kann den Großteil dieser Information anhand von bestimmten Mustern (Länge x Breite) automatisch aus der Phys. Beschreibung extrahieren, jedoch müssten Abweichungen von diesen Mustern manuell geändert werden.

Leihgabe

Die SGS verleiht einige ihrer Sammlungsobjekte. Für die Leihgabe fehlen Felder wie Entleiher, Entliehen am und Entliehen bis. Die Modellierung der neuen Felder sollte die Geschichte des Leihverkehrs beinhalten. → Eine sinnvolle Lösung wäre eine eigene Maske für die Ausleihe anzulegen und in der Sammlungsobjektmaske auf die Ausleihe zu verweisen.

Martin: WissKI ist primär zur Objektdokumentation gedacht, nicht zur Objektverwaltung: Daher bietet es sich an, jeden Ausleihvorgang dauerhaft in der Datenbank zu dokumentieren, zum Beispiel über eine eigene Maske. Zwar ist es ohne Probleme möglich, obenstehende Felder direkt in der Objektmaske zu realisieren und die Werte immer wieder dem aktuellen Stand anzupassen. Die Ausleihe ist jedoch ein Teil der Provenienz des Objekts, die wissenschaftliche und wirtschaftliche Bedeutung haben kann. Auf diese Weise kann man Fragen direkt beantworten, wie "Welches sind die beliebtesten / meistausgeliehenen Objekte?", "War Objekt XY am Tag 123 in Nürnberg?" Ich erachte daher die dauerhafte Dokumentation der Ausleihe als sinnvoll.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

Der Ausleihvorgang soll über eine eigene Maske erfolgen, die für den Nutzer verborgen bleibt. Frage: Kann der Status in der Objektmaske mit dem Eintrag in der Ausleih-Maske verknüpft werden, damit das Feld automatisch zu "entliehen" wechselt? Nutzerverwaltung: Bisher wurde für jeden Entleiher ein Eintrag mit seinen persönlichen Kontaktdaten erstellt. Sollen diese Einträge in die Maske Ausleihe aufgenommen werden?

Standort und Standort liegt in

Standort: Wo befindet sich das Objekt? Das Feld Standort bezieht sich auf den festgelegten Standort z. B. EWF.

Kann der Ort (z.B. Depot, groß) nachträglich für alle betroffene Einträge geändert werden?

Standort liegt in: Weil alle Objekte in Nürnberg liegen, gab es mehrere Überlegungen zu diesem Feld: Das Feld wird erst benötig, wenn ein weiterer Standort außerhalb von Nürnberg hinzukommt. (→ Feld fällt weg.) oder: Der Ort Nürnberg soll automatisch immer im Feld stehen.

→ Weil das Feld Standort liegt in eigentlich nur zur Anzeige dient, wird es nicht beim Erstellen eines Objekteintrags ausgefüllt. Über die Einträge der Orts-Maske wird das Feld Standort liegt in mit Hilfe der Ortshierarchie in Bezug gesetzt.

Datum der Übergabe

Innerhalb der Gruppe Erwerb durch die Sammlung gibt es das Feld Datum der Übergabe, welches sich rein aus der Sicht der Ontologie auf Zeitangaben (z. B. 1988) beschränken soll. In der SGS gibt es neben diesen Angaben aber auch die Bezeichnung Altbestand. Kann dieses Feld auch Text beinhalten? Weil die Bezeichnung Altbestand keine Zeitangabe ist, gehört diese nicht in das Feld Datum der Übergabe. Mit anderen Worten: Das Datum ist unbekannt und das Feld bleibt deswegen frei. →Stattdessen wäre für eine solche Information ein Kommentarfeld für den Erwerb (Gruppe: Erwerb durch die Sammlung) sinnvoller. 

Der Vorschlag wird für die SGS übernommen.

Gegenstand/Titel

In der alten Datenbank wurden in dem Feld Gegenstand-Titel die Originalschreibweise der Objekte eingetragen, wie zum Beispiel Schulentlassungs-Zeugnis oder Schulentlaßungszeugnis. Diese Originaltitel variieren stark in ihrer Schreibweise, aber sollen bei einer Suche alle erfasst werden. Der Objekttitel in WissKi soll später aus der Signatur und dem Gegenstand-Titel bestehen.

Soll nach dem Titel gesucht werden? (Man geht von der Annahme aus, dass der Nutzer sich in die Zeit und ihre verschiedenen Schreibweisen eingearbeitet hat und dementsprechend sucht.) Oder führt man Schlagwörter ein mit der aktuellen Schreibweise? (Problem: Wie weit differeziert man die Schlagwörter? Eine Einigung über einen Schlagwortkatalog wäre nötig.)

→ Eine weitere Alternative wäre es zwei Titel anzubieten, die aus dem Gegenstand/Titel (Originalschreibweise) und dem normierten Titel bestehen, und der Nutzer einfach nach dem normierten Titel sucht.

Martin: Eine Schlagwortliste kann prinzipiell auch sehr ausdifferenziert sein. Ein Vorteil der Verschlagwortung wäre die Möglichkeit der Hierarchiebildung: Ein Oberbegriff "Zeugnis" könnte "Zensurbogen" umfassen, sodass auch Zensurbögen bei der Suche nach "Zeugnis" angezeigt werden. Vorstellbar wäre auch eine Mischung aus normierten Titeln und Schlagwörtern. → Vor einer Festlegung sollte das Einsatzszenario durchdacht werden: Welche Funktionalität will ich welchen Nutzergruppen anbieten? Wieviel Aufwand bei Konfiguration & Datenerfassung will ich dafür investieren?

Ergebnis: Die SGS hat sich für den Titel darauf geeinigt, dass er aus der Signatur und der Objektbezeichnung (ehemaliges Feld: Kategorie) bestehen soll. Die Objektbezeichnung besteht aus normierten Schlagwörtern (wie Zeugnis, Entlassungszeugnis). Das Feld Gegenstand/Titel (Bezeichnung auf der Vorlage, Originaltitel) wird in inhaltliche Beschreibung umbenannt und soll zukünftig nicht mehr vergeben werden. Die bereits bestehenden Einträge aus der Access-Datenbank werden übernommen.

Anzahl

In der Sammlung gibt es Objekte, die aus mehreren Teilen bestehen, z. B. drei Zeugnisse unter einer gemeinsamen Signatur ("Konvolut"). Für dieses Problem gibt es drei Lösungen:

1) Ein neues Feld, welches nur die Anzahl der Zeugnisse wiedergibt, jedoch nicht näher auf die verschiedenen einzelnen Objekte innerhalb der Signatur eingeht. Es würden detailliertere Informationen zu den Teilen einer Signatur fehlen.

2) Die "Konvolut"-Objekte werden durch eine reduzierte Maske erfasst. Die drei Zeugnisse können als ein physisches Ganzes betrachtet werden. Zum Beispiel: 30 lose Blätter können einerseits als 30 einzelne Objekte und andererseits als ein Stapel angesehen werden.

3) Daraus ergibt sich die dritte Möglichkeit: Alle Bestandteile einer Signatur werden gleichwertig behandelt und detailliert in der Sammlungsobjektmaske erfasst. Die Maske würde zusätzlich durch ein Feld ergänzt werden, die die Beziehung zur gemeinsamen Signatur ausdrückt (ist Teil von "Sig ...").

→ Aus Forschungssicht ist die dritte Lösung zu empfehlen, weil in der SGS sowohl einzelne Zeugnisse als auch "Konvolute" aus mehreren Zeugnissen erfasst wurden. Diese aber meistens aufgrund ihres Eingangs in die Sammlung zu "Konvoluten" zusammengefasst wurden, jedoch aus wissenschaftlichen Sicht die gleiche Bedeutung besitzen wie die einzelnen Zeugnisse. Durch die dritte Möglichkeit können diese Sammlungsobjekte gleichwertig in die Datenbank aufgenommen werden.

Aufgrund der Tatsache, dass eine Signatur 500 bis 1000 Bestandteile beinhalten kann, wird der 1. Vorschlag für WissKI umgesetzt. Der 3. Vorschlag kann ebenfalls in die Maske eingebaut werden, um ihn als eine zukünftige Option offen zu halten. Frage: Kann die Anzahl z.B. aller Zeugnisse aus Nürnberg zusammenaddiert werden? (Alte Datenbank unter Funktionen/ Berichte: Besteht die Möglichkeit eine Liste automatisch auszuwerfen, die zum Beispiel auflistet wieviele Zeugnisse aus Nürnberg vorhanden sind (sortiert nach Schulnamen)?)

 

Neue Felder: Schulname, -art, -klasse und -ort

Was ist eine Schule nach CIDOC CRM?

Die Schule wird nicht im materiellen Sinne als Ort oder Gebäude betrachtet, sondern im Sinne des Lehrkörpers bzw. eines Institution,  die kollektiv ein gemeinsames Ziel bzw. eine Idee verfolgen und handeln.

In diesem Sinne führte die Diskussion in der Gruppe zu zwei Klassen: E74_menschliche Gruppe und E40_juristische Person.

→ Schule als eine staatliche anerkannte Institution bzw. Behörde ist nach CIDOC CRM eine juristische Person (E40), die in diesem Sinne auch verklagt werden kann. Die Charakteristika einer menschlichen Gruppe (E74) ist für die Institution Schule zu lose gefasst. Weil unter die Klasse E40_juristische Person neben der Schule auch Sammlungen und Archive fallen, ist es ratsam für jede eine neue Unterklasse für WissKI zu erstellen.

 

Feld Autor/ Personen

In der alten Datenbank gibt es das Feld Autor/ Personen. Bei einem Aufatzheft ist die Rollenverteilung eindeutig: In das Feld wird der Schüler XY als Autor eingetragen. Bei Zeugnissen taucht ein Problem auf: Die Rolle des Autors übernimmt der Lehrer, jedoch ist der Schüler in diesem Fall kein Autor, sondern im weitesten Sinne die "Ursache" für die Ausstellung des Zeugnisses (hat den Lehrer dazu veranlasst das Zeugnis zu schreiben). -> Die beteiligten Personen haben unterschiedliche Funktionen und sollten nicht in einem Feld erfasst werden.